Isikuandmete töötlemine

Põllumajandus- ja Toiduamet (PTA) töötleb isikuandmeid üksnes asutuse ülesannete täitmiseks.

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava isiku kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse, nagu nimi, isikukood, elukoht, e-posti aadress, telefoninumber või arvuti IP-aadressi põhjal. Terviseandmeid ja teisi eriliigilisi isikuandmeid töötleme üksnes juhul, kui olete need andmed meile edastanud näiteks seoses vihje esitamisega.

Töötleme teie isikuandmeid tagades, et töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev:

  • seadusest tuleneval õiguslikul alusel ja ulatuses meile pandud ülesannete täitmiseks;
  • teie enda algatusel avalduse, teabenõude, märgukirja, selgitustaotluse, vihje vms dokumendi esitamisel;
  • PTA vabale ameti- või töökohale kandideerimisel;
  • asutuse veebilehe või sotsiaalmeediakanali külastamisel;
  • asutuse külastamisel.

Asutusele saabunud kirjad registreeritakse dokumendihaldussüsteemis. Ameti tegevuse käigus tekkivate dokumentidega saab tutvuda asutuse avaliku dokumendiregistri vahendusel või teabenõude esitamisega.

Isikuandmete kaitseks oleme rakendanud turvameetmeid, et kaitsta neid tahtmatu ja volitamata töötlemise ning avalikuks tuleku eest. Säilitame teie isikuandmeid ainult ettenähtud ajaks, misjärel teie andmed kustutatakse. Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame näiteks 5 aastat. Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele olenemata teabekandjast.

Ligipääs isikuandmeid ja eraelulist teavet sisaldavatele dokumentidele on seadusega piiratud.

Eraisikutega peetud kirjavahetus ja teised eraelulist teavet sisaldavad dokumendid on PTA-s asutusesiseseks kasutamiseks. Registreeritud juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul on avalikust dokumendiregistrist nähtavad vaid saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi ega dokumendi sisu.

Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna ning teavitame teid selle edastamisest.

Kolmandatele isikutele edastame isikuandmeid juhul, kui andmete edastamise õigus tuleneb õigusaktist või avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust.

Teiega peetud kirjavahetust võime kasutada ka asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks. Kokkuvõtted avaldame umbisikuliselt ilma nimesid kasutamata.

Kui kirjutate meile juriidilise isiku nimel (näiteks juhatuse liikmena, tootmisjuhina), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid, kuna need on dokumendiregistris avalikud.

Kui keegi tahab teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis vaatab amet üle, kas küsitud dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti kaetakse kinni teie isiklikud kontaktandmed, nagu e-posti aadress või telefoninumber (v.a. kui peate kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on välja toodud avaliku teabe seaduses.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastab PTA dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest või lepingust tulenev õigus seda küsida (nt kohtuväline menetleja, kohus, järelevalveasutus).

Lisaks oleme mitme seaduse alusel avaliku ülesande täitmiseks loodud riikliku andmekogu volitatud töötleja (riigi toidu ja sööda käitlejate register, kutselise kalapüügi register, riiklik veterinaararstide register, riiklik alkoholiregister). Andmekogude eesmärgid, kogutavate andmete koosseis ning andmete registrisse kandmise ja muutmise logide säilitamise tähtaeg on toodud vastavate registrite põhimäärustes. Riigi infosüsteemi haldussüsteemis muu andmekogu põhiandmeteks määratud andmed saame sellest andmekogust, mis neid põhiandmetena kogub (nt rahvastikuregister, PRIA). Kolmandatele isikutele (näiteks Ravimiamet, PRIA, Keskkonnainspektsioon, Eesti Maaülikool) esitame isikuandmeid vaid seaduses pandud ülesannetega seotult.

PTA viib oma pädevuse piires läbi väärteomenetlusi, mida reguleerib väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ette nähtud korras. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

Oleme liitunud e-toimiku (http://www.rik.ee/et/e-toimik) infosüsteemiga, mida kasutame väärteomenetluse läbiviimiseks, sh andmevahetuseks teiste asutustega. Juurdepääsuõigus sellele on üksnes pädevatel ametiisikutel. Oma avalikus dokumendiregistris väärteomenetluste asjus eraisikutega peetava kirjavahetuse osas kajastame dokumendi saajat/saatjat üksnes isikustamata kujul. Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris ning iseenda kohta saab sealt küsida kõiki registriandmeid tasuta.

Teil on õigus:

  • saada kinnitust selle kohta, kas teid käsitlevaid isikuandmeid töödeldakse ning tutvuda andmetega, mida amet teie kohta on kogunud. Andmetega tutvumiseks saate esitada taotluse (digitaalselt allkirjastatud või kohapeal koos isikut tõendava dokumendiga esitades), millele vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Kui selle aja jooksul ei ole võimalik andmeid väljastada, teavitame teid ja pikendame vastamise tähtaega.

    Põhjendamatute või ülemääraste taotluste korral on PTA-l õigus nõuda mõistlikku tasu või andmete väljastamisest keelduda. Kui soovite nende väljastamist paberil, võtame seaduse kohaselt paljundustasu alates 21. leheküljest 0,19 eurot lehekülje eest.

    Keeldume teie tutvumissoovi täitmast siis, kui see võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
  • nõuda isikuandmete töötlemise piiramist näiteks ajaks, kui vaidlustate oma sikuandmete õiguse ajaks, mis võimaldab isikuandmete õigsust kontrollida;
  • võtta igal ajal tagasi nõusolek isikuandmete töötlemiseks (v.a juhul, kui töötlemine toimub seaduse alusel);
  • nõuda oma isikuandmete kasutamise piiramist või kustutamist, kui asutusel ei ole teie isikuandmete kasutamiseks (enam) seaduslikku alust.

Asutus ei kustuta teie isikuandmeid, kui töötleme neid õiguslikul alusel meile pandud ülesannete täitmiseks, mis ei luba andmete kustutamist.

Edastame teabe isikuandmete parandamise, kustutamise või isikuandmete töötlemise piiramise kohta kõigile andmete vastuvõtjatele, kellele isikuandmeid on avaldatud, v.a kui see osutub võimatuks või nõuab ebaproportsionaalseid jõupingutusi.

Meie asutusse tööle kandideerimisel lähtume teie antud teabest ja avalikest allikatest (nt sotsiaalmeedia, blogid, ametlikud teadaanded, karistusregister). Seejuures on teil õigus teada, milliseid andmeid oleme teie kohta kogunud, tutvuda kogutud andmetega, anda selgitusi ning esitada vastuväiteid. Eeldame, et isikud, keda olete märkinud oma soovitajatena, on andnud nõusoleku selleks ning võime nendega suhelda ilma teilt täiendavat luba küsimata. Vajadusel küsime teilt nõusolekut täiendavate päringute tegemiseks.

Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame värbamisprotsessis tekkivate vaidluste lahendamiseks nõude aegumiseni (1 aasta). Kandidaadi nõusolekul säilitame konkursi jooksul saadud dokumente eesmärgiga teha tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepanek. Samuti säilitame dokumente  eesmärgiga, et vajadusel oleks võimalik teha avaliku teenistuse seaduse § 18 p 10 lähtuvalt konkursil paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepanek. Seda 150 päeva jooksul arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele ligipääs on piiratud ka asutusesiseselt vastavalt meie asjaajamiskorrale ning kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide avaldusi meie dokumendiregistrisse ei kanta. Konkurssidega seotud teavet võime kasutada ka meie töö statistika koostamiseks. Selline statistika avaldatakse isikustamata kujul.

PTA veebilehe külastamisel salvestame teie kasutatava arvuti internetiaadressi (IP-aadress, külastamise kellaaeg), mida töötleme üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks. Andmeid kogume ja säilitame selle kohta, millist võrgulehe osa te külastate ja kui kaua sellel peatute.

Asutuse põhiliseks sotsiaalmeediakanaliks on Facebooki-leht, mis on kõigile nähtav. Kõigil on võimalik asutuse lehele ja selle avalikule sisule viidata ning igaüks võib sellel avaldada eestikeelse postituse (lubame postituste automaatset tõlget teistes keeltes lugejatele).  Sõnumite puhul toimib sisu automaatne filtreerimise seadistus keskmisel tasemel ehk Facebook tõkestab automaatselt üldiselt teda solvavaid väljendeid sisaldava postituse avaldamise. Facebooki kogutud kasutuse statistika andmed saame anonüümsel kujul.

Kui esitate vihje asutuse telefonil, siis salvestame kõne teie esitatud vihje kirjaliku fikseerimiseni menetluse alustamiseks ning kõne fail säilitatakse ja hävitatakse koos muu vihje menetlusega seotud dokumentatsiooniga vastavalt dokumentide loetelule.

Kui külastate PTA keskuseid, siis võtab sisenevaid külalisi reeglina vastu külalispääslas töötav teenistuja, kellel on õigus paluda teilt isikut tõendavat dokumenti. Külalised registreeritakse (nimi, isikukood ja külastuse aeg) ja lubatakse hoonesse vaid ameti  teenistuja saatel. Meie hooned ja ümbrus on ööpäevaringse videovalve all.

Isikute liikumine ameti territooriumil (parklad, hoone sissepääsudega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Sellekohasest tegevusest teavitamiseks oleme sissepääsude juurde paigaldanud vastava teavituse. Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes asutusesiseselt ameti, selle teenistujate ja külaliste vara ja turvalisuse tagamiseks. Neid isikuandmeid säilitatakse kolm kuud, kasutades salvestiste automaatse kustutamise funktsionaalsust.

Isikuandmetega seotud rikkumise korral teavitame sellest Andmekaitse Inspektsiooni põhjendamatu viivituseta ja võimaluse korral 72 tunni jooksul sellest teada saamisest, välja arvatud juhul, kui rikkumine ei kujuta endast tõenäoliselt ohtu füüsiliste isikute õigustele ja vabadustele. Dokumenteerime kõik rikkumised, sh asjaolud, rikkumise mõju ja vastu võetud parandusmeetmed.

Teil on õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta, kui leiate, et teie isikuandmete töötlemisel on rikutud andmekaitse nõudeid. Isikuandmete kaitset PTA-s koordineerib maaeluministeeriumi nõunik (https://www.agri.ee/et/kontakt), kelle poole saab pöörduda küsimustes, mis on seotud teie isikuandmete töötlemisega PTA-s. Vajaduse korral palume kirjutada andmekaitsenõunikule aadressil dpo@agri.ee.

Samuti on teil õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

Viimati uuendatud 09.12.2020