Andmete vastutav töötleja
Põllumajandus- ja Toiduamet
Teaduse 2, Saku, Harjumaa 75501
+372 605 1710 (E-R 8.00–16.30)
[email protected]
Andmete volitatud töötlejad
Regionaal- ja Põllumajandusministeerium
Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn
+372 625 6101
[email protected]
Põllumajanduse Registrite ja Informatsiooni Amet (PRIA)
Tähe 4, Tartu 51010
+372 737 1200
[email protected]
Isikuandmete töötlemise teave on koostatud ELi isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklis 12 „Selge teave, teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord“ sätestatud vastutava töötleja nõuete täitmiseks ja füüsiliste isikute teavitamiseks isikuandmete töötlemise põhimõtetest ja õiguste tagamisest.
Isikuandmete töötlemisel juhindume eeskätt
Töötleme teie isikuandmeid tagades, et töötlemine on seaduslik, õiglane ja läbipaistev:
- seadusest tuleneval õiguslikul alusel ja ulatuses meile pandud ülesannete täitmiseks;
- teie enda algatusel avalduse, teabenõude, märgukirja, selgitustaotluse, vihje vms dokumendi esitamisel;
- PTA vabale ameti- või töökohale kandideerimisel;
- asutuse veebilehe või sotsiaalmeediakanali külastamisel;
- asutuse külastamisel.
Üldised isikuandmete töötlemise põhimõtted
Riigiasutuse tegevus on avalik. Meie dokumentidega võib tutvuda dokumendiregistri kaudu või teabenõude esitamisega. Samuti avalikustame oma veebilehel järelevalve tulemused ja ettekirjutused.
Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta. Eelkõige on füüsiline isik tuvastatav identifitseerimistunnuse (nimi, isikukood, elukoht, asukoht, e-posti aadress, telefoninumber, võrguidentifikaator) või ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.
Eriliigilised isikuandmed on andmed, mis sisaldavad rassilist või etnilist päritolu, poliitilisi vaateid, usulisi või filosoofilisi veendumusi või ametiühingusse kuulumist, geneetilisi andmeid, füüsilise isiku kordumatuks tuvastamiseks kasutatavaid biomeetrilisi andmeid, terviseandmeid või andmeid füüsilise isiku seksuaalelu ja seksuaalse sättumuse kohta.
Meie asutusse tööle kandideerimisel lähtume teie antud teabest ja avalikest allikatest (nt sotsiaalmeedia, blogid, ametlikud teadaanded, karistusregister). Seejuures on teil õigus teada, milliseid andmeid oleme teie kohta kogunud, tutvuda kogutud andmetega, anda selgitusi ning esitada vastuväiteid. Eeldame, et isikud, keda olete märkinud oma soovitajatena, on andnud nõusoleku selleks ning võime nendega suhelda ilma teilt täiendavat luba küsimata. Vajadusel küsime teilt nõusolekut täiendavate päringute tegemiseks.
Mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame värbamisprotsessis tekkivate vaidluste lahendamiseks nõude aegumiseni (1 aasta). Kandidaadi nõusolekul säilitame konkursi jooksul saadud dokumente eesmärgiga teha tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepanek. Samuti säilitame dokumente eesmärgiga, et vajadusel oleks võimalik teha avaliku teenistuse seaduse § 18 p 10 lähtuvalt konkursil paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepanek. Seda 150 päeva jooksul arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest.
Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info, millele ligipääs on piiratud ka asutusesiseselt vastavalt meie dokumendihalduskorrale ning kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide avaldusi meie dokumendiregistrisse ei kanta. Konkurssidega seotud teavet võime kasutada ka meie töö statistika koostamiseks. Selline statistika avaldatakse isikustamata kujul.
PTA veebilehe külastamisel rakendatakse veebianalüütika tööriista Matomo, mis kogub üldandmeid selle kohta, kuidas külastaja veebilehte kasutab. Näiteks kogub Matomo andmeid külastajate geograafia, arvuti brauseri ja operatsioonisüsteemi versiooni kohta, külastamise aja ja kestuse ning välisveebi lehtede külastuste hulga ja nende vahel liikumise kohta.
Kogutavaid andmeid ei seostata isikut tuvastava teabega ning amet näeb neid üksnes isikustamata kujul. Need andmed on aluseks ainult veebilehe külastusstatistika koostamiseks. Saadud teavet kasutatakse veebilehe sisu ja struktuuri arendamiseks ning kasutusmugavuse suurendamiseks.
Asutuse põhiliseks sotsiaalmeediakanaliks on Facebooki-leht, mis on kõigile nähtav. Kõigil on võimalik asutuse lehele ja selle avalikule sisule viidata ning igaüks võib sellel avaldada eestikeelse postituse (lubame postituste automaatset tõlget teistes keeltes lugejatele). Sõnumite puhul toimib sisu automaatne filtreerimise seadistus keskmisel tasemel ehk Facebook tõkestab automaatselt üldiselt teda solvavaid väljendeid sisaldava postituse avaldamise. Facebooki kogutud kasutuse statistika andmed saame anonüümsel kujul.
Meie Facebooki lehe kasutamiseks oleme teinud sellised seadistused:
• leht on kõigile nähtav;
• meie lehel saame ainult meie ise postitada;
• meie töökeeleks on eesti keel, erinevates keeltes postitamise võimaluse oleme piiranud, küll aga lubame postituste automaatse tõlke teistes keeltes lugejatele ja pöörduda meie poole ka inglise keeles;
• kui Te jagate postitusi, märgite need meeldivaks, siis saame tegevuste kohta teate;
• rakendame (kommentaari) postitaja sõnumi sisu automaatse filtreerimise seadistust, see tähendab, et Facebook tõkestab automaatselt üldiselt teada solvavaid väljendeid sisaldavate postituste avaldamise (seadistus Profanity Filter – keskmine);
• inimesed saavad meiega Facebooki vahendusel privaatselt ühendust võtta.
Facebook’i kogutud kasutuse statistika andmed saame anonüümsel kujul. Facebook koostab selle statistika teie isikuandmeid kogudes. Detailsemalt saab sellest lugeda Facebooki andmepoliitikast ja küpsiseid puudutavatest eeskirjadest.
Kui olete kutsutud PTAsse osalema nõupidamisel või mõnel muul üritusel, siis lubab vastutav töötaja osavõtjate nimekirja alusel kohalolijad hoones toimuvale üritusele.
Meie hooned on ööpäevaringse videovalve all. Isikute liikumine hoonetesse ja hoonete territooriumil (siseõu, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel. Videosalvestuse käigus saadud isikuandmeid kasutatakse üksnes hoonete juures toimunud intsidentide lahendamises ning turvalisuse tagamiseks. Salvestistele pääsevad ligi selleks volitatud teenistujad. Neid isikuandmeid säilitatakse kalendrikuu, kasutades salvestiste automaatse kustutamise funktsionaalsust. Turvasalvestusi ei väljastata turvakaalutlustel ja sellega kaasneks ka salvestustele jäänud kolmandate isikute õiguste rikkumine.
Mainitud dokumendid registreerime dokumendiregistris. Registri avalikus vaates avaldame avaliku teabe seaduse alusel kirjavahetusest osa andmeid.
Kui kirja saatja on eraisik, siis saatja nime me ei avalikusta, vaid märgime eesnime ja perekonnanime esitähed ning dokumendi pealkirja, kui pole tegemist tundliku teemaga, või pealkirja üldistatult (nt „Pöördumine“, „Järelepärimine“, „Teabenõue“).
Dokumendiregistris on Teie nimi, postiaadress ja saadetud dokumendi täpsem pealkiri ning Teie pöördumise sisu nähtav ainult ministeeriumi sees registri kasutajatele. Kui aga Teie pöördumises on väljendatud selge soov oma nime avalikustamiseks, siis avalikustame dokumendiregistri avalikus vaates ka Teie eesnime ja perekonnanime.
Isikute pöördumised on meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad asutusesisese kasutamise piiranguga. Juurdepääsupiirang on kehtestatud eelkõige isiku eraeluliste andmete kaitseks, mis sisalduvad saadetud dokumendis. Kui keegi soovib meile saadetud eraelulisi andmeid sisalduva dokumendiga tutvuda, siis võib ta esitada teabenõude ja teabenõude saamisel väljastame dokumendist väljavõtte osas, millele juurdepääsupiirangut ei ole kehtestatud. Dokumenti väljastades muudame loetamatuks isiku isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress jmt). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35.
Kui aga saadate meile kirja juriidilise isiku või asutuse esindajana ja kasutate kontaktteabes isiklikke kontaktandmeid, siis on Teie kontaktandmed meie dokumendiregistri avalikus vaates nähtavad. Seda seetõttu, et juriidilisel isikul ja asutusel endal ei ole eraelu ja kirja saamisel ei eeldata Teie tegevust eraisikuna.
Teie pöördumises sisalduvaid andmeid kasutatakse Teile vastamiseks. Kui sellega seoses tuleb esitada järelepärimisi teistele isikutele või asutustele, ei avaldata neile Teie andmetest enamat kui vastuse koostamiseks vaja. Kui aga olete saatnud meile kirja, millele vastamine ei ole meie pädevuses ja saadame kirja teisele asutusele, siis edastame selle kirja juba juurdepääsupiiranguga. Selline kiri on teisele asutusele vastamiseks kohustuslik ja informeerime kirja edastamisest ka Teid.
Kui Teie pöördumine sisaldab väga tundlikku teemat ehk delikaatseid isikuandmeid (nt kirjeldate oma perekonnaelu üksikasju, terviseprobleemi vms), piirame dokumentidele juurdepääsu ka ministeeriumi sees. Selliste dokumentidega saavad tutvuda ameti teenistujad, kellel ametiülesannete täitmiseks on see teave tööks vajalik.
Kui olete oma pöördumises või märgukirjas osundanud puudustele meie töös, mida saame kasutada ka oma töö kvaliteedi ja töökorralduse hindamiseks ning statistika koostamiseks, siis selline statistika ja kokkuvõtted avaldatakse üldistatult.
Vaatamata kehtestatud juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.
Eraisikutega peetud teabenõuetega seotud kirjavahetust säilitame viis aastat.
Kui Teie pöördumised käsitlevad aga teemavaldkondi, mida ministeerium on pidanud oluliseks ka tuleviku seisukohast ja andnud vastavate teemavaldkondade dokumendisarjadele arhiiviväärtuse või pidanud vajalikuks dokumendisarju pikemalt säilitada, siis säilitatakse ka Teie saadetud märgukirju ja selgitustaotlusi ameti dokumentide loeteluga sellele sarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
Arhiiviväärtusega dokumente säilitame ametis10 aastat ja seejärel anname need üle Riigiarhiivi, säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitame kehtestatud korras.
Kui olete ametile teabe edastanud e-posti teel, siis sellele infosüsteemile rakendatakse turvameetmeid määratud turvaklassist lähtuvalt ja Teie andmete turvalisus on tagatud.
Kui esitate vihje asutuse telefonil, siis salvestame kõne teie esitatud vihje kirjaliku fikseerimiseni menetluse alustamiseks ning kõne fail säilitatakse ja hävitatakse koos muu vihje menetlusega seotud dokumentatsiooniga vastavalt dokumentide loetelule. Loe rohkem siit.
Põllumajandus- ja Toiduamet töötleb isikuandmeid hankemenetluse käigus ainult selles ulatuses, milles see on vajalik riigihanke ette valmistamiseks, läbi viimiseks ja hankelepingu sõlmimiseks.
Isikuandmete töötlemise eesmärk on lepingu sõlmimine, sealhulgas hankelepingu ettevalmistamine. Sõltuvalt hankemenetlusest võib hankemenetluse raames olla nõutav pakkuja meeskonna liikmete CVde, diplomite või teiste hankes nõutud isikuandmete esitamine. CVdele ja muude isikuandmetele ligipääsu piiratakse avaliku teabe seaduse alusel. Isikuandmetele ligipääsu ei piirata vaid eraisiku nime ja isikukoodi esinemisel või juriidilise isiku esindaja andmete osas, kui ta esindab nende andmetega juriidilist isikut. Amet seob pakkujaid ja nende esindajaid osas hankemenetlustes ka ise hangete juurde, eeldusel et pakkuja ja tema esindajad on ise esitanud oma andmed riigihangete registrile.
Hangetes kogutud andmeid säilitatakse vastavalt dokumentide loetelule. Hankemenetluse korraldamisega seotud dokumentatsiooni koos kirjavahetustega säilitatakse 10 aastat, lepinguid ja tellimiskirju säilitatakse 10 aastat alates lepingu lõppemisest või teenuse osutamisest.
Teil on õigus:
- tutvuda andmetega, mida oleme Teie kohta kogunud;
- taotleda ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, kui need on valed või ebapiisavad;
- nõuda isikuandmete, mille kasutamiseks puudub meil seaduslik alus, kustutamist;
- taotleda isikuandmete töötlemise piiramist (nt ajaks kui Teie isikuandmete õigsust kontrollitakse);
- esitada vastuväiteid Teid puudutavate isikuandmete töötlemise suhtes.
Selleks esitage meile omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus. Taotluse võib saata postiga aadressile Teaduse 2, Saku, 75501 Harjumaa või saata digitaalselt allkirjastatuna e-posti aadressile [email protected].
Vastame Teie esitatud taotlusele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 15 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Teie kohta kogutud andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt. Kui meil on põhjendatud kahtlused taotluse esitanud isiku identiteedi suhtes, võime nõuda taotluse esitaja isiku tuvastamiseks täiendava teabe esitamist.
Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist ja enda isikuandmete töötlemise lõpetamist (kui meil ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam seaduslikku alust).
Keeldume Teie tutvumissoovi täitmast, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
- kahjustada riiklikku julgeolekut;
- takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist.
Õiguste kaitse ja kontaktandmed
Juhul kui leiate, et oleme isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, võite pöörduda kaebusega kas e-posti aadressile [email protected] või Andmekaitse Inspektsiooni poole, Tatari 39, Tallinn 10134, e-posti aadress [email protected].
Kui meie asutuses toimub eraisikute isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis teavitame sellest Andmekaitse Inspektsiooni, kes menetleb rikkumist. Kindlasti võtame meetmeid, et rikkumine kohe lõpetada.
Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Isikuandmete kaitset koordineerib REM haldusalas andmekaitsenõunik.
Laura Liivaste
nõunik (andmekaitse)
Viimati uuendatud 26.02.2026